Tantangan
Surat menyurat sudah menjadi bagian penting dalam lingkup profesional. Baik itu dari internal ke eksternal ataupun sebaliknya. Sebagai perusahaan besar dengan banyak pegawai dan lapisan jabatan, akan menyulitkan jika surat didistribusikan manual.
Apalagi jika surat yang diproses berjumlah ratusan hingga ribuan. Tentu surat yang didistribusikan tiap jenjang jabatan akan ada indikasi tercecer, bertumpuk, terlupakan bahkan hilang. Lalu, bagaimana Ciheul Technologies mentransformasi cara manual ini menuju digitalisasi tak terbatas?
Solusi
Agar memudahkan distribusi dan approval dari tiap lapisan jabatan, Ciheul Technologies membedakan dua fase; surat keluar dan surat masuk. Pada intinya, keduanya memiliki cara yang sama ( approval berjenjang) dan memudahkan penyebaran surat pada tiap jabatan di perusahaan.
Surat Masuk
Biasanya surat akan diterima dalam bentuk hardcopy dan ditujukan ke kantor. Lalu, divisi administrasi akan menyortir surat tersebut dan didistribusikan berjenjang dari lapisan jabatan paling rendah hingga jabatan tertinggi (sesuai tujuan dan kebutuhan surat). Dalam aplikasi ini, divisi administrasi akan memindai surat tersebut (scan) dan mendistribusikan berjenjang melalui aplikasi.
Dengan cara ini, dapat dipastikan tidak ada lapisan yang terlewat dalam distribusi surat. Semua lapisan di perusahaan dapat membaca dan memberikan disposisi (jika dibutuhkan). Step seperti ini akan terus berlanjut sampai pada jabatan tertinggi. Jadi, informasi apapun yang datang dari eksternal dapat tersampaikan ke seluruh lapisan jabatan.
Surat Keluar
Jika perusahaan ingin mengirim surat ke pihak eksternal, surat ini disebut surat keluar. Selayaknya surat pada umumnya, divisi administrasi membuat surat dengan detail nomor surat, perihal, tujuan surat, tanggal pembuatan surat, dan sebagainya. Lalu, surat ini akan diteruskan ke divisi atau pimpinan terkait untuk approval dan arsip surat. Di tahap ini juga, para divisi atau pimpinan dapat melihat, memberikan saran edit jika ada keliru hingga membubuhi tanda tangan digital pengganti tanda tangan basah.
Surat akan diteruskan hingga pejabat paling akhir. Di tahap akhir inilah sistem akan otomatis memberi nomor surat dan surat pun siap dicetak.
Surat Keluar
Semakin tinggi kebutuhan surat-menyurat dan arsip, aplikasi ini tentu akan semakin dibutuhkan dan sangat relate dengan berbagai lini bisnis lain seperti pendidikan, pemerintahan hingga bisnis skala besar.
Aplikasi ini dapat membantu arsip perusahaan menjadi lebih rapi, tertata, dan memudahkan arsip surat masuk dan keluar. Tidak ada lagi permasalahan surat terlupakan, tercecer, nomor surat kembar hingga hilangnya surat. Karena semua aman dan tertata di dalam satu aplikasi.
Leave a Reply