Tantangan
Sebagai perusahaan dengan banyak divisi dan proyek, PT Mucoindo Prakasa membutuhkan kolaborasi dan dukungan dari banyak vendor. Ini menjadikan PT Mucoindo Prakasa seringkali membuka kesempatan bekerja sama melalui pengadaan atau procurement. Sistem ini diterapkan agar perusahaan lebih mudah dalam menyaring dan melihat potensi para penyedia jasa di seluruh Indonesia.
Tentu untuk melebarkan sayap dan progres bisnis, PT Mucoindo Prakasa perlu meningkatkan sistem konvensional ini agar tujuan mencari vendor terbaik dapat tercapai secara cepat, terpercaya dan efisien.
Solusi
Sebagai penyedia jasa dan konsultasi IT sejak 2014, Ciheul Technologies bersedia menjadi vendor dalam proyek pembangunan aplikasi Procurement. Proses bisnisnya pun dapat disesuaikan dengan core value dan budaya perusahaan dalam bekerja. Ini juga termasuk dalam visi dan misi Ciheul Technologies, yakni customer oriented.
Setelah mendengarkan proses bisnis dan tujuan aplikasi, kami akan membawa visi dan misi tersebut dalam bentuk aplikasi yang sudah disusun dan didiskusikan bersama dengan PT Mucoindo Prakasa. Beberapa fitur unggulan yang dapat diakses oleh pengguna (baik internal atau eksternal) di antaranya:
Diawali dari request divisi
Tahap pertama, divisi di PT Mucoindo Prakasa mengajukan kebutuhan pengadaan via aplikasi. Pengadaan ini bisa dalam bentuk jasa atau barang.
Memudahkan calon vendor dalam proses pendaftaran – selesai project
Setelah request dari divisi tersebut sudah dikonfirmasi, pengumuman pengadaan tersebut tayang di website Procurement. Dari sini, vendor (eksternal) dapat mendaftar (registrasi) dan mengajukan penawaran seperti pengadaan pada umumnya.
Dari banyaknya penawaran yang masuk atau terdaftar, admin PT Mucoindo Prakasa dapat meninjau dan memilih vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan. Jika penawaran yang diajukan tidak cocok dengan kebutuhan PT Mucoindo Prakasa, tentu penawaran ini akan di-reject. Hal ini terus dilakukan sampai menemukan penawaran dan vendor terbaik.
Vendor yang terpilih ini akan melanjutkan tahap selanjutnya. Seperti unggah request for question (RFQ), technical bid evaluation (TBE), purchase order (PO) hingga ke tahap pencairan biaya.
Aplikasi Procurement ini seperti wadah dan berkomitmen memproses seluruh tahap pengadaan dari mencari vendor hingga proyek dinyatakan selesai.
Memberi penghargaan setelah proyek selesai
Setelah proyek dan pembayaran telah selesai dilakukan, PT Mucoindo Prakasa dapat memberikan feedback atau penghargaan terhadap kinerja vendor berupa rating atau bintang. Harapannya, kerja sama antara PT Mucoindo Prakasa dan vendor dapat terjalin dua arah.
Transformasi
Setelah hadirnya aplikasi Procurement, proses bisnis di PT Mucoindo Prakasa dapat terjalin lebih efisien. Ini juga dapat membuka kesempatan berkolaborasi bagi banyak perusahaan di seluruh Indonesia.
Leave a Reply