Melebarkan Sayap Bisnis lewat Simpro, Mitratel Siap Menjadi Nomor Satu

Tantangan

Sebagai pemimpin bisnis menara telekomunikasi nomor 1 di indonesia, Mitratel memegang kepercayaan banyak operator telekomunikasi. Di antaranya Telkomsel, Indosat, XL Axiata, dan Smartfren. Demi menjaga kualitas dan pelayanan, Mitratel perlu bekerja sama dengan mitra terbaik dalam mengelola proyeknya. 

Mitratel membuka procurement atau pengadaan, di mana mitra dari berbagai daerah dapat mendaftar dan menawarkan harga. Ini bertujuan agar para mitra tertarik berkolaborasi dengan Mitratel dan kesempatan berkolaborasi terbuka seluas-luasnya. Lalu, bagaimana cara Mitratel menyaring mitra yang mendaftar? Baik dari segi pengalaman, performa sampai harga?

Solusi

Untuk memudahkan proses pengadaan, Mitratel sebelumnya telah menciptakan “Simpro”. Sebuah website berbasis e-procurement yang dapat memudahkan Mitratel dalam mencari mitra potensial. Baik dari segi legalitas, harga, pengalaman, dan aspek penilaian lain. Versi lama ini akhirnya dikembangkan oleh Ciheul Technologies untuk kemajuan beberapa fitur.

Pada dasarnya, Simpro dapat disebut juga dengan procurement system. Sebuah sistem yang dapat memudahkan Mitratel dan mitra dalam tahapan procurement. Dimulai dari Seleksi, Penilaian, Reward, hingga Terminasi. Tidak ada lagi procurement konvensional. Mitra dapat mengunggah dokumen penawaran dari mana saja, kapan saja. Tahapan tersebut dikembangkan menjadi beberapa fitur sebagai berikut:

Tahap Pendaftaran

Tahap awal dalam pengadaan adalah pendaftaran mitra. Saat pendaftaran, mitra yang baru bergabung diwajibkan untuk mengunggah data administrasi, data legal, data finansial dan data perusahaan. Ketiga data ini menyangkut identitas perusahaan dan menjadi bukti apakah calon mitra dapat dipercaya atau tidak.

Setelah mitra terpilih, proyek berlanjut pada tahapan procurement management system, proses purchasing, dan dashboard. Semua dilakukan secara online, memudahkan mitra di seluruh Indonesia untuk bergabung dan bekerja sama dengan Mitratel.

Tahap Seleksi

Dalam proses seleksi, Panitia Pengadaan akan menetapkan pemenang mitra berdasarkan kelengkapan administrasi yang sesuai dengan scope of work (SOW). Misal dalam pekerjaan konstruksi, mitra yang mendaftar diwajibkan memiliki sertifikat K3 dan sebagainya. Tentu ini dapat menyulitkan Mitratel jika harus memeriksa kelengkapan administrasi mitra satu per satu.

Di tahapan ini, Panitia Pengadaan dapat lebih mudah menyeleksi pemenang karena dapat melihat dokumen apa saja yang sudah diunggah mitra. Setelah itu, Panitia Pengadaan akan memberikan nilai (score) terhadap kelengkapan administrasi dan memutuskan mana mitra yang lulus dan tidak lulus ke tahap berikutnya berdasarkan score tersebut.

Vendor Performance

Setelah mitra pemenang diputuskan, proyek pun berjalan seperti pengadaan pada umumnya. Jika proyek sudah selesai, Mitratel dapat menilai kinerja mitra di Evaluasi Mitra. Fitur ini dilengkapi dengan detail nama mitra, scope of work (SOW), tahun pengerjaan, semester hingga regional.

Penilaian pun tidak dilakukan asal-asalan karena terdapat indikator penilaian mitra sebagai acuan yang terdiri dari quality, cost, delivery, dan service.  Tingkat penilaian divisualisasikan dengan bintang kuning dari satu (paling rendah) sampai lima (paling tinggi). Hadirnya fitur Evaluasi Mitra ini, diharapkan dapat meningkatkan motivasi kerja mitra di lingkungan Mitratel dan memudahkan Panitia Pengadaan dalam menilai mitra selama masa kontrak.

Kinerja mitra yang baik tentu akan diberi penghargaan dan kontrak berlanjut, sedangkan mitra yang buruk dan tidak bertanggung jawab akan diberikan sanksi hingga pemutusan kontrak. List terminate terangkum lengkap dalam fitur Terminasi Mitra. Dari mulai nama perusahaan, unit bisnis, kode scope of work (SOW), area dan regional bekerja, hingga surat pernyataan terminasi yang dapat dilihat dan diunduh. 

Transformasi

Hadirnya Simpro berhasil menata manajemen procurement Mitratel menjadi lebih baik. Proses pengadaan menjadi lebih tertata dan terdata. Dari pemilihan hingga berjalannya proyek, semua tahapan administrasi dilakukan hanya dalam satu forum.

Proses pengadaan pun menjadi lebih efektif, transparan, memudahkan proses monitoring dan audit. Selain itu, perkembangan bisnis Mitratel juga meningkat karena pasar dan mitra sudah mulai tersebar ke seluruh Indonesia. Visi menjadi pemimpin dalam penyediaan infrastruktur telekomunikasi pun semakin nyata. 

Sudut Pandang Lain

Dalam pelaksanaannya, website berbasis e-procurement ini dapat diterapkan ke sudut pandang lain. Seperti penerimaan siswa baru pada sektor pendidikan. Pihak yayasan akan lebih mudah menyortir formulir yang masuk. Orang tua/wali tidak perlu datang dan menghabiskan banyak waktu hanya untuk pendaftaran. Begitu juga perusahaan dalam proses merekrut karyawan baru.